O wadze archiwum
Wielkie ilości dokumentów, które zalegają w firmach, stwarzają konieczność wygospodarowania odpowiedniego pomieszczenia na archiwum. Pomieszczenie takie, umiejscowione zazwyczaj gdzieś w piwnicach posiadanych przez daną firmę budynków biurowych, powinno być pojemne i dobrze zabezpieczone przed ewentualnymi zniszczeniami. Powinno również być odpowiednio strzeżone, ponieważ faktury i dane osobowe znajdujące się na nich to często duża gratka dla niepowołanych osób. Poza fakturami w archiwach takich przetrzymywane są obowiązkowo wszelkiego innego rodzaju dokumenty sprzedaży, takie jak dajmy na przykład rachunki czy paragony. Zwłaszcza te ostatnie wymagają szczególnej ochrony. Wykonane przeważnie z papieru termicznego – bardzo wrażliwe są na działanie światła, wilgotności i temperatury.
W skrajnych przypadkach zaleca się trzymanie wszystkich dostępnych w firmie paragonów w lodówkach. Faktury i inne dokumenty nie są na szczęście tak wrażliwe na warunki zewnętrzne i aby je przechowywać (nawet przez wiele lat) wystarczy kartonowy segregator i odpowiedni regał, na którym będzie można go umieścić. W wielu firmach do przechowywania najważniejszych dokumentów, które nie powinny nigdy wpaść w niepowołane ręce, stosuje się też różnego rodzaju sejfy i szafy pancerne.
